Klauzula informacyjna RODO – KGW Zgorzelec

(art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – RODO)
Data obowiązywania: [dd.mm.rrrr]

1. Administrator danych
   Administratorem Twoich danych osobowych jest Koło Gospodyń Wiejskich           w Zgorzelcu (KGW Zgorzelec) z siedzibą 63-630 Rychtal, Zgorzelec 8 e‑mail: kgwzgorzelec@gmail.com, tel.: 781 999 159 („Administrator”, „my”).
   
2. Kontakt w sprawach ochrony danych / IOD
   W sprawach związanych z ochroną danych napisz do nas na: kgwzgorzelec@gmail.com.
   
3. Zakres przetwarzanych danych
   W zależności od relacji z nami przetwarzamy w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe (e‑mail, telefon, adres), dane członkowskie, dane rozliczeniowe (np. do umów/dotacji), wizerunek (zdjęcia/filmy z wydarzeń), dane przekazane w formularzach na stronie, a także dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (adres IP, identyfikatory plików cookie, logi serwera).
   
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
   Twoje dane przetwarzamy w następujących celach i na podstawach prawnych:
   
   1. Kontakt i korespondencja – odpowiedzi na pytania, obsługa formularza kontaktowego lub e‑maili (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z osobami kontaktującymi się z nami).
      
   2. Członkostwo w KGW, wolontariat, realizacja projektów i wydarzeń – przyjmowanie deklaracji, prowadzenie list uczestników, rozliczanie grantów/dotacji, wypłaty świadczeń, zawieranie i wykonywanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa lub działania przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, w tym rachunkowe i sprawozdawcze).
      
   3. Rozliczenia księgowe i podatkowe – przechowywanie dokumentacji finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny).
      
   4. Publikacja relacji z działalności (wizerunek) – zamieszczanie zdjęć/filmów z wydarzeń na stronie i profilach społecznościowych KGW (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; w uzasadnionych przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes informowania o działalności, z poszanowaniem Twoich praw).
      
   5. Newsletter/komunikacja marketingowa elektroniczna – wysyłka informacji o wydarzeniach i projektach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; dodatkowo przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa telekomunikacyjnego).
      
   6. Bezpieczeństwo strony i statystyki – zapewnienie bezpieczeństwa usług, tworzenie zbiorczych statystyk korzystania ze strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).
      
5. Źródła danych
   Dane pozyskujemy: (a) bezpośrednio od Ciebie (np. formularze, e‑mail, podczas wydarzeń), (b) od podmiotów współpracujących w ramach realizowanych projektów/dotacji – jeżeli zostałeś zgłoszony jako uczestnik/beneficjent, (c) z publicznie dostępnych rejestrów, gdy jest to niezbędne do realizacji celów z pkt 4.
   
6. Odbiorcy danych
   Dane mogą być przekazywane:
   – dostawcom usług IT/hostingu, poczty elektronicznej i narzędzi internetowych;
   – podmiotom obsługującym księgowość i rozliczenia;
   – organizatorom/partnerom i grantodawcom (np. gmina, instytucje przyznające dotacje) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji projektu;
   – podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne na uzasadnione żądanie).
   
7. Przekazywanie danych poza EOG
   Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli korzystamy z narzędzi dostawców mających serwery poza EOG (np. platformy społecznościowe – Facebook/Instagram, narzędzia statystyczne), dane mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z mechanizmami przewidzianymi w RODO (np. standardowe klauzule umowne). Szczegóły znajdują się w politykach prywatności tych dostawców.
   
8. Okres przechowywania danych
   – korespondencja: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, a w przypadku roszczeń – do upływu terminów przedawnienia;
   – dane członków/wolontariuszy/uczestników projektów: przez czas trwania członkostwa/projektu, a następnie przez okres wymagany przepisami (najczęściej do 5 lat dla dokumentacji rozliczeniowej);
   – dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wskazany w przepisach (co najmniej 5 lat);
   – wizerunek i materiały promocyjne: do wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż do czasu aktualizacji materiałów;
   – dane newslettera: do momentu wycofania zgody.
   
9. Twoje prawa
   Przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest nasz uzasadniony interes), a także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
   Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl).
   
10. Wymóg podania danych
    Podanie danych jest dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach niezbędne do: odpowiedzi na zapytanie, zawarcia/realizacji umowy, uczestnictwa w wydarzeniu czy rozliczenia dotacji. Brak podania danych może uniemożliwić realizację tych czynności.
    
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie
    Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływające.
    
12. Pliki cookie i narzędzia analityczne (strona www)
    Nasza strona może używać plików cookie niezbędnych do jej działania oraz – za Twoją zgodą – analitycznych i funkcjonalnych (np. do statystyk odwiedzin). Informacje o rodzaju plików cookie, czasie ich działania oraz sposobie zmiany ustawień znajdziesz w Polityce plików cookie [link do podstrony].
    Jeżeli korzystamy z Google Analytics lub podobnych usług, prosimy o wyrażenie zgody przy pierwszej wizycie na stronie. Zgody możesz w każdej chwili zmienić poprzez baner cookie lub ustawienia przeglądarki.
    
13. Media społecznościowe
    Prowadzimy profile w serwisach społecznościowych (Facebook) jako współadministratorzy z operatorem danego serwisu w zakresie danych przetwarzanych w ramach odwiedzin profilu. Zasady przetwarzania danych przez te serwisy określają ich regulaminy i polityki prywatności.
    
14. Zmiany klauzuli
    Możemy aktualizować niniejszą klauzulę w razie zmian przepisów lub procesów przetwarzania. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna na naszej stronie.